Gợi ý cách sắp xếp tủ hồ sơ ngăn nắp, khoa học Nhất

Việc sắp xếp tủ hồ sơ ngăn, nắp khoa học sẽ khiến cho việc tìm thông tin tài liệu dễ dàng hơn, tăng hiệu quả công việc. Sau đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn cách sắp xếp tủ hồ sơ tiện lợi nhất.

Cách lựa chọn tủ hồ sơ

+ Chúng ta nên dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn như vậy việc lưu trữ tài liệu sẽ được nhiều hơn và dễ phân loại hơn:

Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường tiết kiệm diện tích:

Đối với văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Như vậy, khi tìm hồ sơ, chúng ta chỉ cần nhìn mẩu giấy ghi chú là có thể tìm thấy rồi.

Vậy sắp xếp tủ hồ sơ như thế nào là khoa học và hợp lý

Việc phân loại hồ sơ giúp quá trình lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng, thuận tiện hơn khi tìm kiếm

Phân theo năm: Các doanh nghiệp và công ty thường có các loại tài liệu, báo cáo của hàng năm. Vì vậy, khi phân loại rõ ràng từng loại tài liêu theo năm thì tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

Phân loại theo vấn đề: Nhiều loại hồ sơ, tài liệu có tính đặc thù. Vì vậy, phân loại theo vấn đề sẽ dễ dàng tra cứu hơn. Ví dụ: Mảng kế toán: thuế, lương, báo các tài chính….v.v.

Phân theo nhóm: Nhóm tài liệu có thể phân theo các phòng ban hoặc các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty.

Sắp xếp tủ hồ sơ

* Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ.

* Sắp xếp theo thời gian:

Cách sắp xếp này dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Bạn cần ghi chú chính xác thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng hơn

Trên đây là những gợi ý về cách sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học và thuận tiện nhất. Nếu còn gì thắc mắc bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua: 0936.266.197 để được tư vấn thêm.